Hvordan bruke ChatGPT i jobben din – praktiske tips for SMB-ledere

Har du hørt kolleger snakke om ChatGPT, lest om kunstig intelligens i nyhetene, og lurt på hva alt oppstyret handler om? Kanskje du har prøvd den, men sitter igjen med følelsen av at det bare er en artig leke, og ikke et reelt verktøy for jobben?

Glem tanken om at du må være en teknisk ekspert. Hvis du kan skrive en e-post, kan du bruke ChatGPT. Her er en praktisk guide for å komme i gang.

Hva er egentlig ChatGPT?

Tenk på ChatGPT som en ekstremt avansert og kunnskapsrik samtalepartner. Du skriver en kommando eller et spørsmål (en «prompt»), og den genererer et svar basert på enorme mengder data den er trent på. Hemmeligheten ligger i å lære seg å stille de riktige spørsmålene.

I denne artikkelen ser vi på konkrete og oppdaterte eksempler på hvordan du som SMB-leder kan bruke ChatGPT praktisk innen e-post, kundeservice, møteforberedelser, tekstproduksjon og idéutvikling – alt for en enklere og mer effektiv arbeidshverdag, uansett bransje.

1. Tekstproduksjon og kommunikasjon

Dette er det mest åpenbare bruksområdet. ChatGPT er en mester på språk og kan hjelpe deg med alt fra små til store skriveoppgaver.

En undersøkelse fra McKinsey fant at kunnskapsarbeidere bruker hele 28 % av arbeidstiden sin på å svare e-poster (McKinsey). Her ligger det stort potensial for effektivisering, og de som klarer å ta ChatGPT i bruk effektivt her vil i praksis spare fulle arbeidsdager sammenlignet med konkurrentene. Har du for eksempel noen punkter du vil ha med, kan du be ChatGPT formulere et tydelig og profesjonelt utkast. Dette er spesielt nyttig dersom du skriver på engelsk eller om temaet er vanskelig å formulere. Du sparer tid på selve skrivingen, og kan heller finpusse og tilpasse tonen slik at meldingen høres ut som deg. Husk å lese over og justere språket til din personlige stil – mottakeren skal ikke få følelsen av at e-posten er skrevet av en robot

Et annet bruksområde er møteforberedelser og sammendrag: Har du en lang rapport eller artikkel du ikke rekker å lese?

Sosiale medier: Trenger du inspirasjon til LinkedIn- eller Instagram-innlegg?

Stillingsannonser og rapporter: Få et førsteutkast du kan bygge videre på, slik at du slipper å starte med blanke ark.

2. Idémyldring og kreativitet

Føler du deg fastlåst? ChatGPT er en fantastisk sparringspartner som aldri går lei av å kaste ideer frem og tilbake.

Brainstorming: Trenger du navn til et nytt prosjekt eller temaer til neste avdelingsmøte?

Problemløsning: Se et problem fra en ny vinkel.

Innholdsideer: Planlegger du en blogg eller en presentasjon?

3. Læring og analyse

Bruk AI som din personlige lærer til å forenkle komplekse temaer.

Forenkle konsepter: Skal du sette deg inn i et nytt fagfelt?

Forberedelse til møter: Skal du møte en potensiell kunde i en bransje du ikke kjenner så godt?

Oversettelse og språkvask: Forbedre en tekst du har skrevet på et annet språk, eller få en rask oversettelse (men vær obs på nyanser).

Kunsten å stille gode spørsmål («prompts»)

Kvaliteten på svaret du får, avhenger nesten utelukkende av kvaliteten på spørsmålet du stiller. Her er fire tips for å bli en mester-prompter:

1. Vær spesifikk: Ikke bare si "skriv om markedsføring". Si heller: "Skriv tre korte avsnitt om digital markedsføring for små bedrifter med begrenset budsjett. Målgruppen er gründere uten markedsføringserfaring."
2. Gi den en rolle: Start prompten din med å definere en rolle. Det gir mye bedre og mer målrettede svar. "Opptre som en erfaren HR-leder..." eller "Tenk at du er en ekspert på sosiale medier..."
3. Gi kontekst: Gi den all relevant bakgrunnsinformasjon den trenger for å løse oppgaven din.
4. Iterer og raffiner: Det første svaret er sjelden perfekt. Se på det som et førsteutkast. Still oppfølgingsspørsmål som: "Kan du gjøre den tonen litt mer uformell?" eller "Flott, men kan du legge til et poeng om bærekraft?".

Tre viktige regler du MÅ følge

AI er et kraftig verktøy, men det er ikke feilfritt. For å bruke det trygt og profesjonelt, må du huske på dette:

1. Faktasjekk ALT. ChatGPT er designet for å gi et overbevisende svar, ikke nødvendigvis et korrekt svar. Den kan finne på fakta, kilder og statistikk ("hallusinere"). Bruk den til inspirasjon og utkast, men verifiser alltid kritisk informasjon fra pålitelige kilder.
2. ALDRI legg inn sensitiv informasjon. Tenk på alt du skriver inn i gratisversjonen av ChatGPT som offentlig. Ikke lim inn personopplysninger, bedriftshemmeligheter, kundedata eller annen konfidensiell informasjon. Mange bedrifter har egne retningslinjer for dette – sjekk med din leder.
3. Du er fortsatt sjefen. AI er assistenten, ikke eksperten. Din fagkunnskap, etiske vurderingsevne og menneskelige innsikt er uerstattelig. Bruk verktøyet til å forbedre arbeidet ditt, ikke til å erstatte din egen tenkning.

Konklusjon: Kom i gang!

ChatGPT og lignende AI-verktøy er ikke en forbigående trend. De er en ny type verktøy på linje med kalkulatoren og internett. De som lærer seg å bruke dem effektivt, vil jobbe smartere, raskere og mer kreativt.

Start i det små. Velg en av de enkle oppgavene over neste gang du setter deg ned ved pulten. Spør den om hjelp til en e-post, en overskrift eller en idé. Du vil bli overrasket over hvor raskt din nye AI-assistent kan bli en verdifull del av din arbeidshverdag.